Yemp vous guide pour rédiger une bonne invitation pour un événement professionnel

Comment rédiger une bonne invitation pour votre événement professionnel ?

Invitation : par où commencer ?

Vous devez convier des clients à une conférence, inviter le top-50 de votre entreprise à un séminaire, ou vos collègues à fêter la fin d’année? Une invitation s’impose!
Mais alors, où commencer, que dire et comment conclure? Votre invitation professionnelle est votre premier outil pour attirer votre cible, raison pour laquelle elle doit être extrêmement bien réfléchie.
Lorsque vous envoyez une invitation pour convier des personnes à un événement, cette invitation aux couleurs de votre entreprise doit avoir un message clair et factuel.
Que vous choisissiez de réaliser une invitation papier ou une invitation html (envoi par e-mail) que vos enverrez grâce à une solution d’envoi comme mailchimp, la composition et la lecture de votre invitation restera la même. Le lecteur voit votre logo, le type d’événement, les détails logistiques, la photo, le programme et le processus d’inscription.

Afin de réussir l’élaboration de votre invitation, nous allons donc dérouler ensemble niveau par niveau les informations essentielles.

Les informations essentielles

  1. LOGOS DES ORGANISATEURS

    Un seul logo: Il sera positionné en tête de l’invitation soit à droite, gauche ou au centre.
    Deux logos: Ils seront positionnés l’un à droite l’autre à gauche.
    Logos multiples: Ils seront positionnés de gauche à droite, alignés et centrés.

     

  2. EN-TÊTE DE L’INVITATION

    Devront figurer dans un pavé (imaginaire) partie supérieure de l’invitation, centré et juste en dessous des logos – taille de la police entre 20 et 26 :

    INVITATION

    Type d’événement : conférence, débat, summer party, soirée, séminaire etc.

    En option mais à privilégier pour les conférences ou débats: le titre – La date – La ville

     

  3. UTILISATION D’UN VISUEL OU D’UN LOGO

    En dessous de ces indications, nous vous conseillons d’agrémenter l’invitation par un visuel, photo ou autre. Par exemple une photo du lieu si il s’agit d’une soirée organisée dans un lieu prestigieux un connu.

    Bien souvent chaque lieu dispose de photos ou de visuels qu’ils seront prêts à mettre à votre disposition et cela donnera à votre invitation un caractère moins stricte.

     

  4. LE CORPS DE L’INVITATION

    En dessous du visuel il est de bon ton d’indiquer :
    La société XXXX a le plaisir de vous convier ou inviter (selon votre préférence) à la soirée/conférence etc…
    Le jour date et horaires ex. le mercredi 27 février 2016 à 18h30
    Adresse complète, étage, nom de salle, station de métro ou bus etc…

     

  5. LE PROGRAMME

    Si il y a un programme précis avec différentes interventions ne pas hésiter à l’intégrer avec le nom des orateurs le cas échéant et indiquer également l’horaire de fin.

    Exemple:
    18h15 Accueil
    19h30 – 19h45 Conférence animée par M. XXXX, titre et nom de l’entreprise
    19h45 – 21h00 Cocktail

     

  6. LE MODE D’INSCRIPTION

    Renseigner le mode d’inscription. Exemple : Inscription obligatoire par mail email@example.com, ou par téléphone 33(0) XXXXXX ou à l’aide du coupon joint (dans ce cas prévoir le coupon réponse). des solutions digitales comme celle notamment proposées par EventBrite vous permettent de façon digitale les retours d’invitations.

  7. LOGOS DES PARTENAIRES

    Il seront positionnés tout en bas de l’invitation et alignés et seront précédés de la mention « En partenariat avec »

 

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour rédiger la meilleure invitation possible pour votre événement. Gardez en tête que, quel que soit l’événement (séminaire, lancement produit, worshop, fête de fin d’année), tous les points évoqués sont à vérifier… et surtout, vous avez un événement à organiser !

 

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Julien Masson

En charge du webmarketing et de la communication de YEMP. Il a rejoint l'équipe en mars 2017 après avoir officié dans des groupes médias comme TF1 ou Canal +.