5 points clés pour préparer votre événement de rentrée | YEMP
Suivez les 5 points clés de YEMP pour organiser votre événement professionnel de rentrée

Les 5 points clés pour préparer votre événement professionnel de rentrée

C’est déjà la rentrée ! Il est temps pour de nombreuses entreprises de communiquer sur leur stratégie, de lancer leurs nouveaux produits ou de réunir leurs collaborateurs à l’occasion d’un séminaire ou d’une réunion hors des murs.
On vous a délégué l’organisation d’un événement professionnel ? Pas de panique ! YEMP, va vous guider dans votre parcours avec les 5 points clés qui vous permettront d’organiser facilement votre événement.

 

Yemp vous guide en 5 étapes pour réussir votre événement de rentrée : choisissez la date idéale

1/ Choisir la date et l’heure de votre événement

Point crucial, la date et l’heure de l’événement que vous organisez doivent être choisies avec grand soin. Plusieurs paramètres entrent en compte :

  • La disponibilité de vos invités : vos collaborateurs seront ils tous rentrés de vacances ? Dans le cas d’une conférence de presse, y-a-t’il d’autres sociétés sur le même segment que vous susceptibles d’avoir déjà invité les journalistes ciblés ?
  • Le créneau de votre événement : évitez les réunions « marathon » ou les événements tardifs afin que votre auditoire reste frais et à l’écoute.

 

Yemp vous guide en 5 étapes pour réussir votre événement de rentrée : choisissez le lieu idéal

2/ Sélectionner le lieu idéal

Que ce soit pour une réunion ou pour une conférence de presse, il est primordial de choisir les partenaires les plus adaptés à vos besoins (et votre budget).

Le choix du lieu est capital, aussi bien pour l’effet voulu sur les participants que sur des éléments pratiques à prendre en compte :

  • La disponibilité du lieu : certains lieux doivent être réservés plusieurs mois à l’avance.
  • La capacité d’accueil et la configuration possible du lieu : les invités sont-ils assis ou en mode cocktail? Définissez bien avec le lieu les configurations possibles.
  • L’accessibilité : transport en commun, parking, accès pour les personnes à mobilité réduite sont des points sensibles à prendre en compte le plus tôt possible.

 

Yemp vous propose un grand choix de lieux atypiques et de salles de réunion prestigieuses. Consultez notre offre pour trouver le lieu qui correspondra le mieux à l’organisation de votre événement professionnel !

 

Yemp vous guide en 5 étapes pour réussir votre événement de rentrée : entourez vous des bons partenaires

3/ S’entourer des bons partenaires, traiteurs et techniques

Une fois le lieu trouvé, pensez aux pauses café et aux déjeuners / diners / cocktails ! En fonction de votre budget et de la typologie de votre événement, vous trouverez (notamment sur YEMP) de nombreux traiteurs, de l’entrée de gamme au très haut de gamme, proposant des offres allant du café jusqu’à un service de restauration complet pour répondre à toutes vos attentes culinaires !

Pensez aussi à vos besoins en terme :

  • D’audiovisuel (aurez vous des vidéos ou des présentations à projeter ? un discours à faire devant votre auditoire nécessitant un micro et une sonorisation ?)
  • De décoration (un photocall avec votre logo offrira le fond idéal pour les photos des invités présents)
  • D’outils de communication (aurez vous besoin de créer et d’imprimer des dossiers de presse ? souhaitez vous offrir un « goodies » en fin d’événement ?)
  • De signalétique (primordiale sur un événement de grande capacité comme un salon professionnel, pour s’orienter sans difficulté)

 

N’hésitez pas à naviguer dans notre offre de partenaires pour trouver des réponses à tous vos besoins spécifiques.

 

Yemp vous guide en 5 étapes pour réussir votre événement de rentrée : rédigez une invitation

4/ Envoyer une invitation en bonne et due forme

Sans invitation, il est difficile de fédérer ! Pensez à créer votre invitation dans un délai suffisamment long avant votre événement afin d’offrir à vos invités une plus grande amplitude dans la confirmation de leur venue.

Une invitation, quelle soit imprimée ou électronique, doit comporter des informations essentielles :

  • Votre ou vos logos
  • Un en-tête avec le type d’événement (conférence, conférence de presse, soirée)
  • Un visuel pour habiller votre invitation
  • Le corps de l’invitation avec une phrase d’accroche et les informations utiles : le jour, la date et l’heure de début, l’adresse complète, les moyens de transports ou de parking.
  • Le programme de l’événement, avec le timing de chaque composante : accueil, conférence, début de cocktail)
  • Le mode d’inscription ou de réponse : précisez l’e-mail ou le numéro de téléphone de confirmation, ou dotez vous d’une solution digitale permettant de gérer facilement les retours… elles sont nombreuses !

 

Reportez vous à notre article « Comment rédiger une bonne invitation pour votre événement professionnel ? » pour plus de détails !

 

Yemp vous guide en 5 étapes pour réussir votre événement de rentrée : soignez l'accueil le jour J

5/ Soigner l’accueil pour le jour J

N’oubliez pas que les premières minutes sont décisives pour instaurer un climat positif et rassurant. Préparez un accueil convivial, avec le sourire, et n’oubliez pas en amont de choisir une solution de gestion des invités en situation, notamment avec la remise de badge personnalisé qui permettra aux convives de connaitre leurs interlocuteurs en un coup d’oeil.

Pensez également à imprimer un programme détaillé de l’événement pour en faciliter la compréhension auprès de vos invités.

 

Yemp vous guide en 5 étapes pour réussir votre événement de rentrée : capitalisez sur le succès de votre événement

Et après ?

 Cette check list n’est pas exhaustive, mais vous avez désormais les cartes en main pour poser les bases de l’organisation d’un événement mémorable ! Prévoyez aussi l’ « après» en capitalisant sur le succès de votre événement : un e-mail de remerciements aux invités présents, accompagné si possible d’éléments photos / vidéos, d’un dossier de presse ou d’un article dédié afin de maximiser l’impact.

YEMP a créé pour vous un outil simple et efficace. Un planificateur en ligne qui vous permet de concevoir votre événement et de choisir parmi des partenaires de confiance. Inscrivez vous vite pour bénéficier d’un grand choix de prestataires, du lieu jusqu’aux animations team building, adapté à votre budget.
L’inscription est gratuite : N’attendez plus pour profiter de notre communauté de partenaires de l’événementiel !

 

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Mariem Mhadhbi

Co-fondatrice, Ancienne des marchés financiers, qui souhaite promouvoir la liquidité et la transparence dans l'événementiel.

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