Interview de Dominique Douay, organisatrice d'événements professionnels

Dominique Douay : « ce qui compte dans l’événementiel, c’est l’émotion qu’on apporte »

Dominique Douay est une figure de l’événementiel d’entreprise. Au compteur :  Plus de 1000 événements organisés pour les plus grandes sociétés dans le secteur de l’intérim et de la finance. Pourtant, cette ancienne acheteuse en parfumerie ne se destinait pas à un tel parcours professionnel. Le hasard des rencontres lui a permis d’être repéré pour son sens du relationnel et de prendre des fonctions toujours plus importantes à des postes de Directrice de la Communication, jusqu’au jour où le désir d’être indépendante prend le dessus. Avec 30 ans d’expérience dans l’événementiel d’entreprise, il était impossible pour le blog YEMP de ne pas recueillir son précieux témoignage sur le métier d’organisateur d’événement à travers sa trajectoire professionnelle. Interview : 

 

Vous avez commencé votre carrière comme acheteuse dans la parfumerie, avant de devenir responsable des relations publiques d’ADECCO (alors ADIA Intérim). Pourquoi ce changement de secteur et d’activité ?

Lors de mon expérience dans les parfums, j’ai eu la chance de côtoyer des personnes aux profils complètement différents du mien mais également  complémentaires qui m’ont amenée à vouloir découvrir d’autres opportunités et développer ma dimension relationnelle. J’ai donc intégré le poste de chargée de relations publiques au sein d’une société de travail temporaire tout en étant dubitative quant à ce nouveau challenge. En fait la transition s’est effectuée tout naturellement et l’aventure a duré 10 ans.

Au cours de cette période, vous organisez de grands événements professionnels, notamment par le biais des événements sportifs. Le sport est il, selon vous, un secteur important de l’événementiel pour faire passer un message et réaliser ses objectifs ?

Dans l’intérim il y a une relation humaine très forte. Il était important de pouvoir fédérer autour d’événement sportifs d’envergure à l’époque comme la boxe, le basket-ball ou le tennis, aussi bien pour des employés que des clients ou des prospects. Le but était de faire découvrir ou développer des passions chez certains. Tout ce qu’on a fait avec ces événements sportifs a permis de créer un lien fort entre les valeurs du sport et l’engagement des gens dans l’entreprise, que ce soit les clients, les collaborateurs. Et ca marche, puisque ce partenariat avec les grands événements sportifs ou les clubs – comme le Racing Club de France – a duré plus de 10 ans. Nous étions aussi partenaire de l’écurie de Formule 1 Larousse-Calmels (ndlr : écurie française présente dans le championnat du monde de 1987 à 1995).  Ce sport est par nature beaucoup plus « haut de gamme » et donc très différent des valeurs du basket par exemple, mais cela permettait d’apporter un panel assez important de choix à nos clients et prospects.

Trophées FinTech 2017 organisés par Dominique Douay

En 1996, vous arrivez dans le secteur financier, notamment au sein de la Direction de la Communication de la Bourse de Paris. Vous y organisez quels types d’événements professionnels et pour quels types de société ?

Il faut savoir qu’à l’époque il y avait 11 millions d’actionnaires individuels, contre 3 millions aujourd’hui. Il y avait une démarche très puissante pour développer et faire connaitre la bourse. C’était une façon d’éduquer ces actionnaires. Internet commençait à se developper, il fallait répondre à la demande des clients. J’ai participé à la création du site à destination des actionnaires et des investisseurs institutionnels. Nous avons commencé à organiser des événements « pédagogiques » pour leur présenter des sociétés cotées ou des émetteurs de nouveaux produits financiers. On a créé des tonnes d’événements à Paris et en province qui ont fédéré des milliers de personnes. On organisait en parallèle des événements en interne ou des conférences de presse.

Après la fusion des bourses européennes ayant donné naissance à Euronext en 2001, on vous confie des actions de communication au sein du groupe NYSE Euronext, notamment en 2007. Vous organisez alors des événements d’envergure européenne ?

Oui ! Exclusivement. New York compte un nombre d’investisseurs individuels très important et l’éducation fait que, aux Etats-Unis, dès 6 ans, on a un portefeuille boursier, ce qui est loin d’être le cas en France ou partout ailleurs en Europe. Il fallait donc éduquer les investisseurs du vieux continent. Ces événements se déroulaient au sein des bourses européennes : Amsterdam, Bruxelles, Paris, Lisbonne, Londres.

stand NYSE Euronext

Après 25 ans au service des plus grandes sociétés, vous montez votre propre structure de communication opérationnelle (L&D Communication) et organisez aussi bien des conférences que des salons, des forums, des roadshows. Pourquoi ce besoin d’être indépendante ?

Il arrive un moment dans sa vie où des opportunités se présentent. Cette longue expérience m’a permis de me sentir assez forte pour justement pouvoir aider et rendre service à des personnes qui en avait besoin. C’est un concours de circonstance heureux.

Quelles sont, selon vous, les qualités à avoir pour organiser (et réussir) des événements ?

Bien comprendre la demande du client. Ne pas essayer de chercher le mouton à 5 pattes : si ce n’est pas possible c’est qu’il y a forcement une raison. Il faut avoir une démarche d’accompagnement : l’aider dans son choix, lui faire comprendre certaines choses. Une fois que tout est calé, il faut avoir une grande rigueur, ne pas hésiter à tout valider plusieurs fois. On apprend de ce métier en faisant des erreurs. Même moi, après 25 ans de métier, il m’arrive d’avoir des problèmes avec mes clients car on est jamais sûr à 100%. Il y a toujours le petit grain de sable qui va venir casser la machine. Les maitres mots sont la rigueur, la compréhension, l’écoute du client. Ne jamais agir dans la précipitation.

Avec l’avénement des nouveaux moyens de communication et la digitalisation, pensez-vous qu’il est plus facile d’organiser des événements, même lorsque cela n’est pas notre coeur de métier ?

Le métier change. Il y aura toujours sur la place de Paris les grosses agences d’événements avec qui les « grandes entreprises » travailleront par ce que ça les rassure, et parce qu’il y a l’image que cela renvoie. Mais dans ce métier, aujourd’hui, on demande toujours plus d’accompagnement. On fait aussi face à de petites structures qui vont vous demander plus que de monter un événement. Et en parallèle, des sociétés comme YEMP apparaissent et ça a le mérite d’exister : pour des budgets limités, il y a une belle palette de propositions.

Quelle est la plus grosse crise que vous ayez eu à gérer sur un événement ?

En 2005, j’ai eu à organiser un événement avec 1000 invités. Le lieu m’a appelé deux jours avant en me disant « on ne peut pas te laisser la salle car les personnes qui occupent le lieu ne partent plus à 17h mais à 20h30 ». Moi, ma conférence commençait à 18h30. Avant d’appeler mon client, j’ai dit au lieu « que m’offrez vous comme option ? ». Les invitations étaient parties, nous attendions 1000 personnes qu’on avait contacté par courrier. Ce n’est pas de l’interne mais des invités extérieurs, comment pouvait-on faire ? Mon fournisseur m’a trouvé une solution de repli sur un autre lieu qui n’était pas au coeur de Paris comme à l’origine mais dans le 13ème arrondissement. Il fallait donc prévenir les gens que le lieu avait changé. le tout en 24 heures. Une fois que tout a été calé, j’ai appelé mon client pour lui expliquer le problème. À sa décharge, j’aurai du anticiper ! Sachant qu’il y avait un événement l’après-midi, ça pouvait être compliqué, mais le client voulait vraiment ce lieu, alors j’avais fait le nécessaire. J’ai donc pris à mon compte 16 hôtesses sur le lieu où devait se tenir initialement l’événement afin qu’elles redirigent les gens – voire qu’elles appellent des taxis pour emmener les clients sur l’autre lieu. Au final il y avait 800 personnes dans la salle mais ça a été une vraie cellule de crise car quand ça vous arrive en interne, c’est facile de faire passer le message, mais pour des invités extérieurs on se pose vraiment la question « comment va-t-on faire ? ». D’autant plus que quand on sait qu’à Paris le taux de « no show » (ndlr : taux d’invités qui ne viennent pas malgré leur confirmation de présence à l’événement) est relativement important, on pensait avoir tout juste 100 personnes dans la salle.

Sentez vous aussi une évolution au niveau de la qualité du service des prestataires de l’événementiel (traiteurs, hôtesses…)

C’est très difficile à dire, mais par rapport à mon expérience, je dirais qu’au niveau service, les gens sont moins qualifiés. On a plus d’étudiants qui cherchent à arrondir les fins de mois. Il y a pourtant des gens dont c’est assurément le métier. Je connais en province des gens qui on 30 ou 40 ans et qui en font leur profession et qui ont le métier en eux. Au niveau des traiteurs il y a une très grosse concurrence. Il y a les très bons… et ceux avec qui je ne travaille pas ! Il y a aussi une évolution environnementale et comportementale : on voit apparaitre des traiteurs bio ou vegan, c’est dans la mouvance.

cocktail organisé par Dominique Douay

Aujourd’hui, pour trouver un lieu à Paris, on va sur des sites qui en référencent des milliers pour l’événementiel. Il y a 30 ans, ça se passait comment ?

À l’époque j’avait un volant de lieux que je travaillais au format Excel ou par fiches cartonnées, classés par genre : plutôt festif, congrès, capacité, situation géographique, etc. D’autre part, pour découvrir des nouveaux lieux, je faisais appel le plus souvent aux traiteurs avec lesquels je travaillais. C’était une mine d’or ! En général, on profitait aussi de la période dite de « basse saison » pour faire des dizaines de visites. Et puis quand les événements approchaient, on passait énormément de temps au téléphone et on n’hésitait pas à faire plusieurs rendez-vous physiques aves les différents fournisseurs pour caler les détails à quelques jours de l’événement, ce que je continue quand même souvent à faire.

Après plusieurs décennies d’activités, êtes vous capable de nous dire combien d’événements vous avez organisé jusqu’ici ?

À une époque j’en faisait jusqu’à 30 par an. En période de pics ça pouvait monter jusqu’à 40.. que ce soit petit ou gros. Je frôle donc les 1000 événements !

quel est le plus bel événement professionnel auquel vous ayez participé ?

Joker ! J’ai vécu beaucoup de choses magnifiques. Quel plaisir que d’assister à un grand prix de Formule 1 sur le circuit de Monaco par exemple ! Des événements de 1000 ou 2000 personnes pour rencontrer des grands patrons avec des messages forts… mais chaque événement est quelque chose d’unique, de fort, à traiter de la même façon. Ce qui compte c’est l’émotion qu’on y apporte. Après, quand vous recevez des félicitations sur le lieu par exemple, c’est une petite satisfaction dont on est très fier et dont on aimerait bien jamais se passer !

 

Julien Masson

En charge du webmarketing et de la communication de YEMP. Il a rejoint l'équipe en mars 2017 après avoir officié dans des groupes médias comme TF1 ou Canal +.