la checklist de l'événementiel : les 10 points incontournables pour organiser vos événements professionnels

Organiser un événement professionnel: L’incontournable checklist en 10 points

Vous devez organiser un événement professionnel? Vous ne savez pas par où commencer? Vous découvrez tous les jours des nouveaux points qu’il faut adresser et régler et cela ne vous rassure guère. Fini les inquiétudes et les appréhensions! Soyez serein et laissez-vous guider par YEMP. Nous allons vous présenter les 10 points clés pour un événement réussi : 

Yemp vous guide dans l'organisation de vos événements professionnels avec l'incontournable checklist en 10 points

1/Définir les objectifs de la manifestation

Avant de commencer à penser logistique, prenez une photo de l’actuel et essayer d’imaginer une photo de l’état post-événement. Quelle image souhaitez-vous transmettre? Quel impact souhaitez-vous avoir? Quel changement souhaitez-vous stimuler?

2/Date de l’événement et assistance prévue

Présélectionner au moins deux dates pour la tenue de l’événement.

3/Définir le Budget prévisionnel

En définissant votre budget, pensez à allouer une petite enveloppe pour d’éventuelles dépenses supplémentaires. Clarifiez votre planning et vos modalités de facturation.

4/Valider le programme

Prenez le temps de définir au moins les grandes lignes du programme. S’il est déjà assez abouti, vous pouvez le faire imprimer ainsi que les documents nécessaires à l’événement.

5/Choix de la destination et des prestataires

Pensez à définir le besoin en salles et en capacités (salles de réunions, plénières, sous-commissions), les types d’agencement nécessaires et la mise en avant des intervenants. Prenez le temps de faire un listing des besoins en matériel (audiovisuel / internet / Estrade …) et définir les besoins en pauses et repas (Menu / Collation / Cocktails). C’est effectivement le moment aussi pour définir tous les points logistiques nécessaires (transport, chambres) si besoin.

yemp vous propose l'incontournable checklist en 10 points pour réussir vos séminaires ou réunions

6/Participation

Au début, il est utile d’envoyer une première information aux participants potentiels. Quand le programme et la destination sont précisés,, vous pouvez envoyer une deuxième information aux participants potentiels, en apportant des informations détaillées sur l’événement. Ceci vous permettra déjà d’élaborer une liste définitive des participants. Il s’avère souvent utile de relancer au moins 2 relances avant l’événement. Par exemple, 7 jours puis 1 jour avant l’événement.

7/Promotion de l’événement

C’est le moment de développer desPosters, brochures et matériel marketing si besoin.Sinon, avez vous besoin de cadeaux et d’objets personnalisés?

8/Vérifications

Quelques jours avant le jour-j, pensez à faire une visite d’inspection, surtout si vous ne connaissez pas le lieu de réunion ni la destination. Un tour d’horizon afin de confirmer toutes les réservations peut aussi prévenir de quelques mauvaises surprises. N’hésitez pas à faire un point régulier avec les différents prestataires pour vérifier tous les détails.

9/Assurances et sécurités

Il peut s’avérer prudent de souscrire une police d’assurance pour l’événement surtout pour la responsabilité civile.

10/Clôture et bilan

Après le succès de l’événement, quelques tâches restent encore à faire.
D’abord, la clôture des comptes puis la communication post événement. Les participants apprécieront de recevoir un petit bilan accompagné par exemple de quelques photos de groupe. Pensez aussi à envoyer un questionnaire de satisfaction aux participants autour de 2 jours après l’événement pour un bon feedback.
Afin de capitaliser sur votre expérience, n’hésitez pas à provoquer une réunion avec votre équipe pour discuter de ce qui a fonctionné ou n’a pas fonctionné.

Voilà, vous êtes fin-prêt à organiser votre événement ! C’est le moment de vous inscrire à YEMP pour profiter de notre outil de planification en ligne pour tous vos événements professionnels.
Cet outil, simple et intuitif, vous aidera à créer, planifier et chiffrer vos réunions, lancements produit, conférences de presse et séminaires en vous mettant en relations avec des prestataires de qualité nécessaires à la réussite de vos événements.

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Julien Masson

En charge du webmarketing et de la communication de YEMP. Il a rejoint l'équipe en mars 2017 après avoir officié dans des groupes médias comme TF1 ou Canal +.