No show : comment maximiser la présence de vos invités à vos événements professionnels

5 conseils pour maximiser la présence de vos invités sur vos événements

Peu importe l’événement et son attractivité : vous n’êtes pas à l’abri de faire salle à moitié vide ! En effet, les événements professionnels (séminaires, conventions, conférences de presse ou cocktails) sont de plus en plus nombreux et originaux, et les gens de plus en plus sollicités. Vous recevez régulièrement des invitations par mail pour des événements auxquels vous vous inscrivez mais n’allez finalement pas : cette notion, dans l’événementiel, s’appelle le « no show », soit le taux d’invités qui ne sont pas venus à votre événement. Il se dit même qu’à Paris, on frôle les 50% ! Alors, comment faire de votre événement un rendez-vous incontournable auquel les gens auront vraiment envie de venir ? Pas de panique ! YEMP pour donne quelques pistes :

1/ANTICIPEZ VOS ÉVÉNEMENTS

Prévoyez un rétro planning et préparez votre événement le plus en avance possible, au moins un mois, afin de laisser le maximum de temps à vos invités pour prévoir leur venue par rapport à leur agenda. C’est aussi tout le temps qui vous sera nécessaire pour trouver le lieu le plus adapté et attractif, le traiteur, les services techniques ou audiovisuels et les animations le plus en adéquation avec vos attentes et vos objectifs. Mais le plus important : trouver une date qui pourra convenir au plus grand nombre ! Evitez à tout prix les vacances scolaires, les soirs de grands événements (qu’ils soient sportifs ou politiques), les veilles de jour férié. Privilégiez le mardi ou le jeudi, et fuyez le vendredi : les invités ou collaborateurs préfèreront certainement rentrer chez eux après une grosse semaine de travail.

pour éviter le "no show" lors de vos événements, choisissez une bonne date

2/METTEZ EN VALEUR LE CONTENU

Pour rendre vos événements attractifs, pensez à renforcer leur crédibilité ou à mettre en avant les avantages d’y participer : invitez par exemple des intervenants extérieurs, des consultants ou des animateurs de table ronde… voir un people, un « talent ». De nombreux anciens sportifs interviennent pour motiver ou proposer des discours engageants lors de séminaires ou de conventions. Autres moyens de valoriser vos événements : un jeu concours avec la promesse d’un lot, des goodies originaux, un spectacle privé d’humour ou une performance musicale, une animation originale…. Vous en trouverez des dizaines sur YEMP !

3/DIFFUSEZ VOS INVITATIONS PAR LES BONS CANAUX

Le contenu de votre événement et le déroulé de la journée sont prêts, il est temps de diffuser l’invitation à vos collaborateurs, clients ou prospects, avec toutes les infos nécessaires et valorisantes (reportez vous à notre article sur les invitations professionnelles pour plus d’infos). Pour maximiser vos chances, faites relayer l’invitation par vos partenaires ou votre réseau professionnel et personnel. Si enfin vous souhaitez encore augmenter votre diffusion, touchez les bonnes personnes en achetant des bases de contacts ou relayez vos événements sur des plateformes comme EventBrite (qui vous permettront d’ailleurs de mieux gérer les réponses)

 pour éviter le "no show" lors de vos événements, diffusez votre invitations en multipliant les canaux de diffusion

4/RELANCEZ VOS INVITÉS

Quelle que soit la taille ou la pertinence de votre événement, il faut relancer vos invités afin d’engager les participants – et parfois convaincre les réticents. Tenez à jour un tableau de relance avec la date d’envoi de l’invitation, la date de la relance téléphonique et le retour de l’invité. «Validez» les participants avec un email de confirmation, et ne manquez pas de rappeler l’événement à vos invités deux jours avant via une solution d’envoi d’SMS par exemple.

5/FAITES LES COMPTES LE JOUR J ET ANALYSEZ

C’est le grand jour, et vous avez certainement passé votre journée à courir pour la mise en place. Vous avez aussi certainement reçu plusieurs mails ou coups de fil d’annulation… mais gardez de l’énergie pour l’accueil des participants : identifiez les arrivants et tenez votre listing d’invités à jour pour faire le bilan des présents et des absents. Appelez le lendemain ces derniers, ils vous permettront peut-être de comprendre votre taux de « no show » en vous expliquant pourquoi ils ne sont finalement pas venus. Cela pourrait s’avérer très utile pour l’organisation et l’ajustement de vos prochains événements !

Il y a bien sûr de nombreux autres moyens de maximiser la présence de vos invités. Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à contacter YEMP pour bénéficier de notre expertise en matière d’organisation d’événement ! 

Julien Masson

En charge du webmarketing et de la communication de YEMP. Il a rejoint l'équipe en mars 2017 après avoir officié dans des groupes médias comme TF1 ou Canal +.